ANALISA PERANCANGAN SISTEM

Konsep Dasar Sistem

žKonsep dasar yang menjelaskan definisi sistem memiliki dua pendekatan, yaitu :

—Sistem yang menekankan pada prosedur

—Sistem yang menekankan pada komponen atau elemen 

žLudwig Von Bartalaney

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi di antara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

ž Anatol Raporot

Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

ž L. Ackof

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

žSyarat-syarat Sistem :

—Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.

—Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

—Adanya hubungan diantara elemen-elemen sistem.

—Unsur dasar dari proses (arus informasi, dan material) lebih penting daripada elemen sistem.

—Tujuan organisasi lebih penting daripada tujuan elemen.

 

Klasifikasi Sistem : 

žSistem yang diklasifikasikan berdasarkan keterwujudannya :

—Sistem Fisik

○Sistem yang nyata, dapat dilihat dan disentuh secara fisik.

—Sistem Abstrak / Konseptual

○Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide, serta hanya dapat menggambarkan data atau informasi.

žSistem yang diklasifikasikan berdasarkan kealamiahannya :

—Sistem Alamiah

○Sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.

○Contoh : sistem perputaran bumi 

žSistem Buatan

žSistem yang diklasifikasikan bisa atau tidak mengendalikan operasi :

žSistem yang diklasifikasikan berdasarkan lingkungannya :

—Sistem Tertutup (Closed System)

—Sistem Terbuka (Open System)

ž

  

žKarakteristik Sistem :

—Organisasi

Mencakup struktur dan fungsi organisasi

—Interaksi

Saling keterhubungan antara bagian yang satu dengan lainnya

—Interpedensi

Bagian yang satu mempunyai ketergantungan dengan bagian yang lainnya

—Integritas

Suatu keterpaduan antara subsistem-subsistem untuk mencapai tujuan

—Main Objection

Pemusatan tujuan yang ama dari masing-masing subsistem

ž

 

žDefinisi Sistem Informasi :

Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu.

ž

žDefinisi Informasi :

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

žKualitas Informasi (Quality of Information) tergantung dari 4 (empat)  hal, yaitu :

1.Akurat

2.Tepat Waktu

3.Relevan

4.Lengkap

ž

žSIM tergantung dari besar-kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :

—Sistem Informasi Akuntansi

—Sistem Informasi Pemasaran

—Sistem Informasi Manajemen Persediaan

—Sistem Informasi Personalia

—Sistem Informasi Distribusi

—Sistem Informasi Pembelian

—Sistem Informasi Analisis Kredit

—Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan

—Sistem Informasi Teknik

ž

žSemua sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu :

1.Manajemen tingkat atas (top level management)

2.Manajemen tingkat menengah (middle level management)

3.Manajemen tingkat bawah (lower level management)

 

žKegiatan Manajemen untuk masing-masing tingkat manajemen adalah :

1.Tingkat Perencanaan Strategis (strategic planning level)

Merupakan manajer pada tingkat tinggi yang secara hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur  Disinilah terletak keputusan-keputusan penting yang harus diambil pada masa yang akan dating. Istilah Eksekutif juga sering melekat pada tingkatan ini.

2Tingkat Pengendalian Manajemen (management control level) 

Merupakan manajer tingkat menengah yang mencakup manajer wilayah, direktur produk, dan kepala divisi. Tanggung jawab mereka adalah melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.

3.Tingkat Pengendalian Operasional (operational ccontrol level)

Merupakan manajer tingkat bawah yang mencakup kepala departemen, supervior, dan pimpinan proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-renan yang telah ditetapkan oleh tingkat yang lebih tinggi. 

žTipe Keputusan Manajemen :

—Keputusan Tidak Terprogram (Non-Programmed Decision)

—Keputusan Semi Terprogram (Semi Programmed Decision)

—Keputusan Terprogram (Programmed Decision)

žDefinisi Organisasi :

Sistem saling pengaruh-mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sama.

žDefinisi Deskripsi Tugas (Job Description)

Suatu rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi, dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi

METODE PENGUMPULAN DATA

—Teknik Wawancara

—Teknik Questioner

—Teknik Observasi

—Teknik Pengambilan Sample

TEKNIK WAWANCARA

 Wawancara :

mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden.

Tujuan wawancara :

—Mencari fakta dan informasi

—Menjajagi sikap dan pendapat

—Verifikasi data dan informasi yang telah dikoreksi

—Memperoleh data kualitatif dan kuantitatif tentang kebijaksanaan prosedur dan biaya.

—Mencari jawaban yang lengkap dan jujur.

Faktor-faktor yang mempengaruhi informasi dalam

wawancara :

—Pewawancara

—Responden

—Topik penelitian yang tertuang dalam daftar pertanyaan

—Situasi wawancara

Teknik wawancara

Teknik wawancara :

—Menjelaskan tujuan wawancara

—Memberi kesempatan responden untuk bicara, hal yang perlu :

—-Hindari dugaan untuk menguji

—-Hindari perusahaan harus membela sistem lama

—-Memberi rasa senang, percaya dan tenang

— 

Merangsang responden untuk menjawab pertanyaan yang diajukan

—Menggali jawaban lebih jauh bila dikehendaki dan mencatatnya

Kode Etik bagi Pewawancara :

—>Jujur di dalam pengisian kuesioner

—>Cermat

—>Obyektif dalam menyampaikan pertanyaan, netral, tidak mempengaruhi responden dalam menangkap maksud pertanyaan dan menjawabnya

—>Jujur dalam mencatat jawaban

—>Tulislah jawaban responden selengkapnya, persis seperti yang diucapkannya

—>Menaruh perhatian dan penuh pengertian terhadap responden

—>Sanggup membuat responden tenang dan bersedia untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan

—>Hargailah responden. 

—Keunggulan Teknik Wawancara :

—Dapat memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.

—Pewawancara dapat mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasi, sehingga dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan responden dilihat dari gerak-gerik dan raut wajahnya.

 

—

—Kelemahan Teknik Wawancara :

—Membutuhkan waktu yang cukup lama dan relative mahal dibandingkan teknik lain.

—Tergantung kepandaian pewawancara dalam hubungan atar manusia.

—Wawancara tidak selalu tetap untuk kondisi dan tempat tertentu.

—Dapat mengganggu responden, apabila waktu yang dimilikinya terbatas.

Tujuan pokok pembuatan kuesioner :

—memperoleh informasi yang relevan dengan tujuan penelitian

—memperoleh informasi deangan reliabilitas dan validitas setinggi mungkin.

Isi pertanyaan :

—Pertanyaan tentang fakta

—Umpamanya umur, pendidikan, agama, status perkawinan

—Pertanyaan tentang pendapat dan sikap

—Ini menyangkut perasaan dan sikap responden tentang sesuatu

—Pertanyaan tentang informasi

—Pertanyaan ini menyangkut apa yang diketahui oleh responden dan sejauh mana hal tersebut diketahuinya.

—

—Pertanyaan tentang persepsi-diri

—Responden menilai perilakunya sendiri dalam hubungannya dengan yang lain. Umpamanya bila ada kunjungan sosial yang dilakukan atau pengaruhnya terhadap orang lain. 

Cara-cara pemakaian kuesioner :

—Kuesioner digunakan dalam wawancara tatap muka dengan responden.

—Kuesioner bisa diisi sendiri oleh responden ataupun pewawancara yang mengisi sesuai jawaban responden.

—Wawancara melalui telepon sebaiknya dihindari karena karena pewawancara tidak akan tahu sikap dan ekpresi responden ketika melakukan wawancara. Kecuali kalau pertanyaan dalam responden singkat.

—

—Kuesioner diposkan pun sebaiknya dihindari kalau kita tidak ingin kekurangan sample atau jawaban yang signifikan  untuk penelitian .

—

Jenis-jenis Pertanyaan :

}Pertanyaan Tertutup

Kemungkinan jawaban sudah ditentukan terlebih dahulu dan responen tidak diberi kesempatan memberikan jawaban lain

}Pertanyaan Terbuka

Kemungkinan jawabannya tidak ditentukan terlebih dahulu dan responden bebas memberkan jawaban. 

—Kombinasi Tertutup dan Terbuka

Jawabannya sudah ditentukan tetapi kemudian disusul dengan pertanyaan terbuka.

—Pertanyaan Semi Terbuka

Jawabannya sudah tersusun tetapi masih ada kemukinan tambahan jawaban.

 

—Keunggulan Teknik Kuesioner :

—Daftar pertanyaan yang tersebar bisa dalam jumlah yang banyak, sehingga relative lebih efisien.

—Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi daftar pertanyaan tersebut dengan memilih waktu luang.

—Responden pun dapat lebih obyektif mengisi daftar pertanyaan tersebut, karena tidak perlu mencantumkan identitas. 

— 

Kelemahan Teknik Kuesioner :

—Tidak ada jaminan bahwa daftar pertanyaan itu akan dijawab dengan sepenuh hati.

—Daftar pertanyaan cenderung tidak fleksibel, karena terkadang pertanyaan yang harus dijawab terbatas sesuai yang tercantum, dan tidak bisa dikembangkan lagi sesuai dengan situasi.

—Pengumpulan dta tidak dapat dilakukan bersama-sama, dan daftar pertanyaan yang lengkap sulit dibuat.

—

  

TEKNIK OBSERVASI 

—PELAKSANAAN OBSERVASI

—Observasi Terstruktur

Kegiatan ini memerlukan alat pencatat data yang spesifik, dimana hasilnya akan dianalisa dan dicatat ke dalam fungsi-fungsi yang telah ditentukan.

—

—Observasi Semi Terstruktur

Kegiatan ini tidak memerlukan catatan selama observasi, dimana  hasilnya akan dicatat pada formulir khusus setelah proses pengamatan selesai.

—

—

—Keunggulan Observasi

—Data yang dikumpulkan mempunyai kehandalan yang tinggi, karena dapat langsung.

—Dapat langsung melihat apa yang sedang dikerjakan. Kadang-kadang pekerjaan yang rumit, sulit dijelaskan dengan kata-kata. Selain itu sistem analis juga dapat langsung menggambarkan kegiatan yang terjadi.

—Dapat menggambarkan lingkungan fisik, seperti tata letak peralatan, penerangan, ganguan suara, dan lain sebagainya.

—Dapat mengukur tingkat suatu pekerjaan, baik pada waktu rutin atau pun tidak.

—

—Kelemahan Teknik Observasi

—Pada umumnya orang yang diamati akan merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga melakukan pekerjaan dengan semestinya. Bahkan terkadang cenderung melakukan pekerjaan lebih baik dari biasanya atau sering menutup-nutupi kekurangan yang ada.

—Pekerjaan yang diobservasi belum tentu mewakili tingkat kesulitan yang ada, terutama jika waktu observasi adalah waktu-waktu pada volume normal.

—

TEKNIK SAMPLING / PENGUMPULAN DATA

 

—Teknik Sampling dibagi dalam 2 (dua) jenis, yaitu :

—-Pengambilan Sampel Secara Keputusan

Pemilihan sampel dilakukukan berdasarkan keputusan yang masuk akal menurut opini dan pengalaman si pengambil sampel. 

—-Pengambilan Sampel Secara Statistik

Pemilihan sampel dilakukan secara acak (random), baik random sederhana, sistematik atau pun bertingkat, sehingga setiap sampel memiliki peluang yang sama. 

—Empat tahap merancang Sampel yang baik :

1.-Menentukan data-data yang dikumpulkan

2.-Menentukan populasi yang dijadikan sampel

3.-Memilih jenis-jenis sampel

—Sampel Sesuai, yaitu sampel yang tidak terbatas, dan merupakan sampel non probabilitas.

—Sampel  Positif

—Sample Sederhana

—Sample kompleks

4.-Menentukan ukuran sampel

 

—

ž

ž